»Dokler v komunikaciji, pri retoriki ali jeziku nečesa ne veš, delaš tako, kot misliš, da je prav. Šele takrat, ko spoznavaš področje, postaneš kritičen, samokritičen in takrat nastane možnost za osebno in poslovno rast,« je izhodiščna misel Irene Potočar Papež, profesorice slovenskega jezika, ki zadnja leta sodeluje s številnimi organizacijami in podjetji ter jim pomaga jezikovno podkovanost dvigniti na višjo raven.

»Zakaj se dogajajo napake?« se sprašuje predavateljica. »Ljudje pogosto rečemo, jaz nisem za to. Za matematiko, tek, nemščino ali francoščino. To je le izgovor, težave se pojavijo, ker imamo danes vsi nenehno na seznamu cel kup opravil, sočasno komuniciramo skozi več različnih komunikacijskih kanalov in tu so pojavi ogromno priložnosti za napake. Pomemben del komuniciranja je tudi bonton. Poglejmo primer. Sedim za računalnikom in želim napisati elektronsko sporočilo. V tistem trenutku začne zvoniti telefon. Nekdo potrka na vrata. Kdo ima prednost? Prednost ima po bontonu vedno oseba, s katero komuniciramo v živo. Če želim biti vse v enem, nobena komunikacija na bo brez napak. Marijan ali Marjan, takšna napaka se pri pisanju elektronskega sporočila hitro zgodi. Je pa v poslovnem komuniciranja takšna napaka vse prej kot nedolžna.«

V poslovni pisni komunikaciji oziroma izmenjavi elektronskih sporočil veljajo posebna pravila, ki jih imenujemo netiketa. »Ta pravila odsvetujejo uporabo velikih tiskanih črk in klicajev. To daje sporočilu izjemno negativno noto, saj dobimo občutek, kot da nekdo kriči. V sklopu netikete je kar nekaj pravil, ki se nenehno osvežujejo. To so stvari, ki se jih pred dvajsetimi leti nismo učili, zato moramo znanje nenehno osveževati,« opozarja predavateljica.

Nekaj več kot dva milijona ljudi živi v deželi na sončni strani Alp. »Govorcev slovenskega jezika je še nekoliko več. Mednje štejemo tudi izseljence, zamejce. Druga ali celo tretja generacija otrok izseljencev v Ameriki pravzaprav govori podoben jezik kot otroci, generacija Z v Sloveniji. To je skupina, ki downloada, refresha, updata … V Sloveniji imamo tudi približno 50 narečij, ki bogatijo slovenski jezik, a seveda niso primerna za poslovno komunikacijo. Slovenščina je tudi uradni jezik Evropske unije, enakovreden ostalim, a vendarle izpadeš nekoliko nenavadno, če v katerem izmed odborov evropskega parlamenta uporabljaš slovenščino,« nekaj podatkov o jeziku predstavi gostja septembrskega Vedoželjnika.

Pri sporočanju je ključnega pomena jasno izrazoslovje. »Ko nekaj sporočamo, moramo imeti v mislih naslovnika in njegovo poznavanje besedišča, stroke, določenih tujk ali žargona. Denimo, če nekaj sporoča pravnik, potem moramo to razumeti tudi tisti, ki ne poznamo pravne terminologije. Mojstrstvo je v tem, da znamo na preprost način povedati učene stvari. Že ena sama beseda lahko popolnoma spremeni pomen. 'Dovoljeno za kupce Mercatorja', kot je pisalo na eni od označevalnih tabel na parkirišču. Ne 'za kupce', pravilno bi bilo 'za stranke'. Ena sama beseda je popolnoma spremenila pomen sporočila,« opozarja Irena Potočar Papež.

Mojstrstvo je v tem, da znamo na preprost način povedati učene stvari. - Irena Potočar Papež

Ravno tako pomembna kot jasno izrazoslovje je tudi jezikovna in slogovna ustreznost. »Klicaja v poslovnem komuniciranju danes ne uporabljamo več, saj ga lahko naslovnik hitro zazna kot žuganje. Drugače je seveda v zasebni komunikaciji, ko klicaj označuje čustveno zaznamovanost, te pa je v poslovni komunikaciji zelo malo. Če nekaj uporabljamo v pogovornem jeziku, potem to niti približno ni nujno ustrezno tudi v pisnem jeziku. Pri pisni komunikaciji se lahko držimo pravila angleškega pesnika in pisatelja Alexandra Popa: Neučakano piši, potrpežljivo popravljaj. Ko iz tebe vrejo ideje, hitro piši, da ne pozabiš. Potem pa vse skupaj dvakrat ali trikrat preglej,« svetuje predavateljica.

V slovenščini je vedno tako, poveš pravilo, vdihneš in nato dodaš: razen … - Irena Potočar Papež

Jezikovni bonton oziroma netiketa ima svoja pravila tudi pri izbiri besede ali besedne zveze, ki jo uporabimo v zadevi sporočila. »Beseda nujno v zadevi ni ustrezna. V zadevi mora stati ključna beseda ali besedna zveza, ki bralcu pove, kaj se skriva v vsebini sporočila. Prav tako so neustrezni klicaji in velike tiskane črke. Pomembno je tudi zavedanje, da jezikovni bonton ne pozna hierarhije.«

Na komunikacijski poti se pogosto dogajajo ovinki, vzponi, padci. »Komunikacijski šumi, ovire in težave bodo vselej prisotne. Cilj vsakega sporočanja je, da nas bo naslovnik razumel. Če imamo že v podjetju ljudje iz različnih oddelkov različne interpretacije določenega sporočila, koliko bo potem različnih interpretacij pri naslovnikih?«

Jezikovnih pravil se nam ni treba učiti na pamet, dovolj je, da vemo, kam pogledamo oziroma koga vprašamo. – Irena Potočar Papež

Nekaj praktičnih nasvetov predavateljice:

• Kadar slovenščina dovoljuje več različic, je pomembno to, da vse skupaj poenotimo.
• Okrajšave za naziv izobrazbe ali znanstveni naziv napišemo s presledki. Okrajšave slovenimo.
• V poslovnem komuniciranju imamo dvojno odgovornost, svojo in do organizacije, katere del smo.
• Če se oseba podpiše z imenom Matejka, Andrejka, potem nimamo pravice spremeniti v Mateja ali Andreja.
• Vedno najprej ime, potem priimek (razen nekaterih izjem, kot so denimo abecedni seznami).  
• Moški priimek se sklanja, ženski ne.
• Besedo »vi« vedno pišemo z malo.
• Ne pozabite na zahvalo.

Pogoste napake se nam v pisnem komuniciranju dogajajo tudi pri okrajšavah. »Za določeno zmedo je kriv bolonjski sistem. Če je nekdo končal prvo stopnjo podiplomskega študija, njegov naziv pišemo za imenom in priimkom. Če nekdo uporablja akademske in znanstvene nazive, potem moramo to spoštovati. Vse funkcije se morajo v spolu, sklonu in številu ujemati z imenom in priimkom. Pogoste napake se dogajajo tudi pri okrajšavi besed gospod in posebej gospa. Gospod krajšamo z g. v vseh sklonskih oblikah. Pri ženskah besedo gospa z ga. krajšamo samo v imenovalniku in tožilniku, sicer okrajšavo prilagajamo sklonu. Gospod oziroma gospa pa odpade, če ima oseba ob imenu in priimki znanstveni ali akademski naziv,« predava ga. Irena Potočar Papež.

Pisnega sporočanja je danes več in več. »Danes si pišemo tudi, ko sedimo v isti pisarni. Tudi zato, da imamo dokaz, da smo nekaj oddali. Če dobiš zahtevno sporočilo, v katerem je zaznati nervozo, jezo, ne reagirajte takoj na enak način. Zadevo odložite, celo prespite. Dvignite komunikacijo na višjo raven, saj boste s tem drugi osebi nastavili ogledalo. Enako velja za vikanje - če vas nekdo tika, a niste v istem razmerju, ga še naprej vikajte in verjetno bo spoznal svojo napako,« še nekaj nasvetov podaja gostja septembrskega Vedoželjnika.

Uporabne povezave, ko razrešujete jezikovne dileme:

• Fran
• Jezikovna svetovalnica
• Amebis