Online dogodki bodo bo besedah Alvyde Palaimaite organizirani na področjih, kjer bo v ospredju podajanje znanja, ne pa mreženje, a bodo od tovrstnih dogodkov udeleženci pričakovali visoko raven organizacije.

Slabe strani online dogodka so namreč lahko neustrezna pripravljenost govorcev, tehnične težave, nižja pričakovanja udeležencev, manjša pozornost udeležencev, na dogodku ni mreženja, ki je za udeležence zelo pomembno. Po drugi strani online dogodki prinašajo številne prednosti; višja udeležba, ni potovanja na dogodek, udeleženci lahko sodelujejo tudi z dela, nabor govorcev je lahko bolj raznolik in z vsega sveta, vsebina je posneta in je na voljo tudi pozneje, stroški organizacije online dogodka so nižji. So pa stroški hibridnega dogodka bistveno višji, kot če bi se odločili le za en format, je opozorila Alvyde Palaimaite, ki je pripravila 15 nasvetov za kakovostnejšo organizacijo dogodkov.

1. Dolžina dogodka – urnik online dogodka ne more biti podoben urniku offline dogodka. Da bi ohranili osredotočenost udeležencev, lahko vsebino razdelite na več dni in krajša časovna obdobja.
2. Vizualna podoba – ohranite enotno vizualno in organizacijsko podobo na vseh komunikacijskih kanalih.
3. TV format – format produkcije naj bo na ravni televizijskega, saj je vizualno bolj privlačen ter zanimivejši za udeležence.
4. Nastopi med odmori – tudi na online dogodkih ohranite zabavne nastope med odmori, saj ustvarjajo energijo med udeleženci. Lahko potekajo v živo ali so vnaprej posneti.
5. Možnost komuniciranja udeležencev z govorci – udeležencem omogočite postavljanje vprašanj in glasovanje. Če gre za hibridni dogodek, uporabite enotno platformo za online in offline udeležence.
6. Virtualna skupnost – omogočite interaktivno vpletenost udeležencev. Razdelite jih v skupine z moderatorji, v katerih lahko delijo svoje izkušnje.
7. Fotografije – za nekoliko zabavnejši pridih ustvarite virtualno foto kabino, kjer udeleženci posnamejo svoje fotografije in jih nato delijo na družabnih omrežjih dogodka.
8. Interaktivna vsebina – z dodajanjem teme lahko interaktivna vsebina dopolnjuje vaš dogodek in pripomore k pristnosti.
9. Interaktivni dokumenti – vsebino predavanj lahko z udeleženci delite interaktivno, lahko omogočite tudi izpolnjevanje različnih učnih listov.
10. Oblikovanje vsebine – udeležencem lahko omogočite sodelovanje pri oblikovanju vsebine. Preko glasovanja in anket lahko določijo vrstni red govorcev. S tem imajo večji občutek, da so del dogodka in da je njihov glas pomemben.
11. Odmori – odmori naj bodo čim bolj aktivni. Med hibridnim dogodkom lahko online udeležencem prikažete, kaj se dogaja v dvorani.
12. Enotna platforma – vse interaktivne dejavnosti naj potekajo na enotni platformi (predstavitev programa, glasovanja in ankete, virtualne skupnosti, možnost snemanja fotografij …)
13. Afterparty – tudi online dogodek ima lahko afterparty. Organizirajte ga kot ločen del dogodka, lahko gre za »hitro mreženje« (na podoben način, kot potekajo hitri zmenki), oblikovanje sob za spoznavanje udeležencev.
14. Vrečka z darilci – tudi na online dogodkih lahko delite t. i. »goody bags«. Poiščite darilca, ki jih je mogoče poslati prek maila, kot so darilni boni, kuponi, vavčerji.
15. Posnetki konference – ti lahko prinesejo dogodku dodano vrednost, lahko pa jih v obliki webinarjev prodate tudi po zaključenem dogodku.

S tehničnega vidika je ključni element zvok

Julius Norušis je na organizacijo spletnih dogodkov predstavil s tehničnega vidika in svetoval, na kaj bi organizatorji morali biti pozorni, da bo dogodek izveden brezhibno.

Vizualni učinki – za močan vizualni učinek lahko uporabite več led zaslonov, ki hkrati prikazujejo govorca in vsebino, projekcijsko preslikavo (ang. projection mapping) okoli odra in po stenah, lahko pa tudi holograme.

Povezave – tehnična ekipa naj zagotovi enoten program za priklop oddaljenih govorcev, ki bo omogočal povezljivost z različnimi napravami, zasebnimi in poslovnimi omrežji in nima omejitev pri kakovosti avdia in videa.

Pred dogodkom – preveri se vse prezentacije ter možnost integracije na platformo organizatorja.

Hibriden dogodek – za brezhibno tehnično izvedbo hibridnega dogodka Julius Norušis svetuje angažiranje tehnika za online povezave, tehnika za predvajanje občinstvu v dvorani, tehnika, ki bo skrbel za usklajenost prezentacij ter inženirja za zvok, saj je zvok eden od ključnih vidikov konference.

Najboljša izvedba – vedno testirajte povezave z online govorci, tehniki naj bodo povezani z moderatorjem dogodka, govorcem in moderatorju prikazujte čas, ki je še na voljo, ločite upravljanje zvoka za online in offline udeležence, pripravljen imejte rezervni načrt (npr. besedilo Opravičujemo se za tehnične težave) in ne uporabljajte brezžične internetne povezave.